AI và Đàm phán: Ứng dụng AI trong Đàm phán mua hàng

Khi bộ phận Mua hàng bị quá tải với hàng nghìn hợp đồng nhỏ lẻ, doanh nghiệp đang vô tình đánh rơi một nguồn lợi nhuận khổng lồ vì nhiều điều khoản không được xem xét kỹ lưỡng. Báo cáo mới nhất từ Harvard Law School sẽ phân tích cách AI giúp tối ưu hóa những “điểm mù” này.

Giới hạn thời gian trong đàm phán mua sắm tại các doanh nghiệp lớn

Trong bức tranh quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, Quản trị mua sắm doanh nghiệp (Corporate Procurement) là lĩnh vực đang chứng kiến sự chuyển mình mạnh mẽ nhất nhờ Trí tuệ nhân tạo (AI).

Báo cáo đặc biệt “AI and Negotiations” (2025) của Chương trình Đàm phán (Program on Negotiation – PON) tại Trường Luật Harvard đã chỉ ra một “nỗi đau” kinh điển của ngành: Sự giới hạn về thời gian. Các nhân viên bộ phận mua sắm thường không đủ thời gian và công sức để đàm phán chi tiết từng điều khoản với tất cả các nhà cung cấp, đặc biệt là các nhà cung cấp nhỏ hoặc không thuộc nhóm tiềm năng cao.

Giáo sư Remko Van Hoek (Đại học Arkansas) nhận định trên Harvard Business Review: “Thực tế này khiến cả bên mua và bên bán đều đang lãng phí rất nhiều giá trị trên bàn đàm phán.”

Cái bẫy của Hợp đồng mẫu – Nhìn từ case study Walmart

Trường hợp của Walmart là một ví dụ thực tế về vấn đề giới hạn thời gian trong đàm phán mua sắm của doanh nghiệp lớn.

Với mạng lưới hơn 100.000 nhà cung cấp, nhà bán lẻ khổng lồ này phải đối mặt với một thách thức lớn:

• Khoảng 20% các giao dịch được thực hiện qua các hợp đồng mẫu (boilerplate agreements) thay vì trải qua quá trình đàm phán kỹ lưỡng.

• Hệ quả: Doanh nghiệp buộc phải chấp nhận các điều khoản tiêu chuẩn và bỏ lỡ cơ hội tối ưu giá hoặc điều kiện giao hàng.

Bên cạnh đó, nhóm nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc tuyển thêm nhân sự chỉ để đàm phán các hợp đồng nhỏ này là bài toán kinh tế không khả thi, khi chi phí vận hành nhân sự thậm chí còn cao hơn phần lợi nhuận thu về. Đây chính là “điểm nghẽn” mà đàm phán tự động (Chatbot negotiations) được tạo ra để giải quyết.

Chiến thuật đàm phán dựa trên trao đổi giá trị (Trade-offs)

Đầu năm 2021, Walmart International đã triển khai một dự án thí điểm kéo dài 3 tháng tại Canada để kiểm chứng khả năng thực tế của AI chatbot.

Họ hợp tác với Pactum (đơn vị cung cấp giải pháp đàm phán mua hàng tự động) để triển khai Chatbot làm việc với 89 nhà cung cấp các thiết bị vận hành cửa hàng (ví dụ như xe đẩy mua sắm, vật tư tiêu hao…). Các chuyên gia mua hàng lão luyện của Walmart đóng vai trò là “huấn luyện viên”, cung cấp các kịch bản đàm phán thực tế để tạo thuật toán cho Chatbot.

Mục tiêu của Walmart là tối ưu điều khoản liên quan đến lịch thanh toán, đổi lại họ sẵn sàng nhượng bộ các điều khoản về quyền chấm dứt hợp đồng tiêu chuẩn của mình.

Đồng thời, Walmart cũng cho phép chatbot đề xuất các cơ hội tăng trưởng cho nhà cung cấp nhằm đổi lấy mức chiết khấu về giá.

Kết quả

Kết quả từ những thay đổi của Walmart cho thấy tiềm năng to lớn của AI trong mảng Procurement:

• Tỷ lệ thành công: Chatbot đã chốt được thỏa thuận với 64% số nhà cung cấp tham gia.

• Tốc độ: Thời gian trung bình để hoàn tất một cuộc đàm phán chỉ là 11 ngày.

• Hiệu quả tài chính: Mang lại khoản tiết kiệm trung bình 1.5% cho Walmart (con số này đã tăng lên mức trung bình 3% trong các dự án triển khai sau đó).

Đáng chú ý, 83% nhà cung cấp tham gia thí điểm phản hồi rất tích cực. Điểm họ đánh giá cao nhất không phải là kết quả, mà là trải nghiệm: Họ được quyền đàm phán theo tốc độ và thời gian biểu của riêng mình, không bị áp lực phải phản hồi tức thì như khi làm việc trực tiếp với con người.

Liệu AI có thay thế nhân sự bộ phận mua sắm?

Sự xuất hiện của AI không đồng nghĩa với việc loại bỏ vai trò của con người. Martin Rand – Giám đốc điều hành và Đồng sáng lập của Pactum – đã khẳng định trên Forbes:

“Thay vì thay thế nhân viên, chúng tôi đang tận dụng AI để loại bỏ những tác vụ lặp lại, ít phức tạp trong quy trình mua hàng. Điều này giúp giải phóng nhân sự để họ tập trung vào các thương vụ chiến lược quan trọng hơn.”

Kết Luận

Nghiên cứu cho thấy mô hình đàm phán bằng AI là giải pháp tối ưu cho nhóm hàng hóa/dịch vụ có khối lượng lớn nhưng giá trị đơn lẻ thấp. Công nghệ này giúp bộ phận Mua hàng chuẩn hóa quy trình, cắt giảm chi phí vận hành và quan trọng nhất là “nhặt” lại được những khoản lợi nhuận mà trước đây doanh nghiệp buộc phải bỏ qua.

---

Nguồn dữ liệu: Báo cáo “AI and Negotiations” – Program on Negotiation, Havard Law School

Biên tập: Viện đàm phán Negotiation.vn